Een eerlijke kans met een zorgvuldig verbetertraject
Iedere werkgever krijgt er wel een keer mee te maken: een van je medewerkers functioneert niet zoals verwacht; de resultaten blijven achter, afspraken worden niet nagekomen of er spelen gedragsproblemen op de werkvloer. Dit zijn lastige situaties.
Het is belangrijk om tijdig, zorgvuldig en duidelijk te handelen als werkgever. Als eerdere gesprekken, hulp en feedback niet tot verbetering leiden, is het opstarten van een verbetertraject de volgende stap.
Een verbetertraject is een belangrijk instrument voor werkgevers om medewerkers die onvoldoende functioneren een reële en eerlijke kans te geven zich te verbeteren. Het draagt bij aan transparantie, zorgvuldigheid en goed werkgeverschap.
Met een positieve benadering, duidelijke afspraken en ondersteuning vergroot je de kans op een succesvolle voortzetting van de samenwerking met de medewerker. Tegelijkertijd is een nauwgezet doorlopen verbetertraject essentieel als de gewenste verbetering uitblijft en beëindiging van de arbeidsovereenkomst onvermijdelijk is.
Checklist verbetertraject
Deze checklist helpt om een verbetertraject gestructureerd aan te pakken. Alle stappen – van het bespreken van de verbeterpunten tot het eventueel beëindigen van de arbeidsovereenkomst – zijn opgenomen:
1. Kondig de start van het verbetertraject aan
- Bespreek met de medewerker het functioneren en benoem duidelijk dat het functioneren onvoldoende is. Een veel gemaakte fout is dat te lang gewacht wordt met het starten van een verbetertraject, waardoor de situatie escaleert.
- Geef aan op welke punten – inhoudelijk en/of gedrag – het functioneren onvoldoende is en onderbouw dit met concrete voorbeelden. Als het goed is, is het functioneren van de medewerker al eerder besproken en komt dit gesprek niet als een verrassing.
- Vraag om een reactie van de medewerker op de genoemde verbeterpunten. Deze reactie zal je ook meer inzicht geven waarom de medewerker onvoldoende functioneert. Als werkgever bepaal je aan welke norm het functioneren moet voldoen.
- Bied de medewerker begeleiding en ondersteuning aan om te verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan extra begeleiding, het inzetten van een coach, het volgen van een training of opleiding. Nodig de medewerker ook uit om ook zelf met een hulpvraag te komen.
- Geef aan dat er een verbeterplan met een start- en einddatum wordt opgesteld waarvan de voortgang regelmatig wordt geëvalueerd.
- Benoem ook expliciet dat als het functioneren niet verbetert de medewerker uiteindelijk niet in de functie kan blijven werken.
- Maak een verslag van dit gesprek.
2. Stel het verbeterplan op
- Zorg dat de gewenste verbeterpunten zo SMART – Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden – mogelijk geformuleerd zijn. Het moet duidelijk zijn op welke concrete punten verbetering nodig is.
- Neem de start- en einddatum van het verbeterplan op – denk hierbij aan een periode van 6 tot 12 maanden, onder meer afhankelijk van de duur van de arbeidsovereenkomst – en maak afspraken over de evaluatiemomenten. Kom de gemaakte afspraken na.
- Leg ook de afspraken over de begeleiding en ondersteuning vast in het verbeterplan.
- Vraag de medewerker om input te geven op het verbeterplan; als de medewerker zelf de eerste opzet maakt van het verbeterplan is dat nog beter.
- De verantwoordelijkheid dat er een verbeterplan wordt opgesteld en dat het verbetertraject nauwkeurig wordt doorlopen waarbij de medewerker ook echt een reële en eerlijke kans krijgt om de gewenste verbeterslagen te maken ligt bij de werkgever.
3. Evalueer tussentijds en aan het einde van het verbetertraject
Tussentijdse evaluaties
- Evalueer regelmatig de voortgang van de afgesproken verbeterpunten en leg dit schriftelijk vast.
- Als halverwege de afgesproken periode geen of onvoldoende voortgang zichtbaar is, benoem dit expliciet. Als er nog geen extra begeleiding of ondersteuning is ingeschakeld, bespreek dan of dit nodig is om tot de gewenste verbetering te komen.
Eindevaluatie
- Verbetering zichtbaar en functioneren op het gewenste niveau: het verbeterplan wordt beëindigd en de samenwerking wordt voortgezet. Bevestig schriftelijk aan de medewerker dat het verbeterplan positief is afgerond.
- Verbetering zichtbaar, maar nog niet voldoende: als er een reële verwachting is dat het gewenste niveau alsnog binnen afzienbare tijd wordt behaald, wordt het verbetertraject met een bepaalde periode verlengd. Leg dit ook schriftelijk vast.
- Geen of onvoldoende verbetering zichtbaar: ondanks de inspanningen is het functioneren niet op het gewenste niveau. Bespreek met de medewerker dat het beoogde resultaat niet is behaald en dat de medewerker daarmee ongeschikt wordt geacht voor de huidige functie. Zie verder punt 4.
4. Onderzoek de herplaatsingsmogelijkheden bij geen of onvoldoende verbetering
- Onderzoek of de medewerker herplaatst kan worden in de eigen organisatie in een andere passende functie.
- Als dit niet mogelijk is, geef dan ook aan waarom dit niet mogelijk is; bijvoorbeeld geen andere functie op hetzelfde niveau, geen vacature in een eventueel wel passende functie.
- Leg de uitkomst schriftelijk vast.
5. Zet de stap naar een einde van de arbeidsovereenkomst als er geen passende functie is
- Als herplaatsing niet mogelijk blijkt te zijn, is een beëindiging van de arbeidsovereenkomst de volgende stap.
- Vaak wordt gekozen om in overleg tot een oplossing te komen via een vaststellingsovereenkomst. In zo’n overeenkomst spreek je met elkaar af onder welke voorwaarden de arbeidsovereenkomst eindigt. Bij het opstellen en beoordelen van een vaststellingsovereenkomst is het belangrijk om je goed te laten adviseren.
- Als geen vereenstemming wordt bereikt, kan de kantonrechter om ontbinding van de arbeidsovereenkomst worden gevraagd.
- Bij een procedure via de kantonrechter is het dossier – zoals de gespreksverslagen, het verbeterplan en de evaluaties – doorslaggevend voor het slagen van het verzoek tot ontbinding.
Vragen over de checklist of hulp nodig bij een verbetertraject?
Heb je vragen over het toepassen van de checklist of speelt er in jouw organisatie een specifieke situatie waarbij je twijfelt over de juiste aanpak? Neem vrijblijvend contact met mij op. Dit soort trajecten zijn in de praktijk vaak best complex. Een zorgvuldige en doordachte benadering toegespitst op de specifieke situatie maakt echt het verschil, zowel voor de medewerker als voor de organisatie. Graag help ik je bij het opzetten en doorlopen van een verbetertraject en ook bij mogelijke vervolgstappen zoals het opstellen of beoordelen van een vaststellingsovereenkomst. Ik denk graag met je mee.