Krijg grip op je verzuim met een goed verzuimbeleid
Het ziekteverzuimpercentage onder werknemers is in de afgelopen jaren enorm toegenomen. Om als organisatie grip te krijgen op het verzuim van je medewerkers is het hebben van een effectief verzuimbeleid essentieel. Hoe maak je een goed verzuimbeleid? In deze blog geef ik een viertal praktische adviezen.
Waarom is een goed verzuimbeleid zo belangrijk?
Een goed verzuimbeleid stimuleert (managers van) een organisatie prioriteit te geven aan de veiligheid en gezondheid van de medewerkers. Aandacht voor de veiligheid en gezondheid van je medewerkers en het praten hierover met je medewerkers aan de hand van het beleid helpt om verzuim te voorkomen en te verminderen. Een verzuimbeleid geeft je ook inzicht in de oorzaken van het verzuim, zodat je niet alleen de juiste reactieve maar ook effectieve preventieve maatregelen kunt nemen. Op deze manier krijg je grip op het verzuim en maak je de verzuimkosten beheersbaar.
Een duidelijk omschreven verzuimbeleid motiveert ook medewerkers om bewust bezig te zijn met het voorkomen van verzuim. En als verzuim toch ontstaat, helpt het om actief te werken aan een zo spoedig mogelijk herstel. Ook worden medewerkers met een helder beleid zich bewust van de consequenties die verzuim met zich meebrengt. Verzuim is uiteraard het meest vervelend voor de betreffende persoon zelf. Maar het heeft ook voor anderen gevolgen. Collega’s die het werk overnemen, krijgen een hogere werkdruk. Voor de organisatie brengt verzuim hogere kosten met zich mee.
Een effectief verzuimbeleid is dus belangrijk. Het draagt bij aan het beperken van het verzuim, een win-win situatie voor én je medewerkers én je bedrijf.
4 praktische adviezen voor een goed verzuimbeleid
Het maken van een goed verzuimbeleid is best complex. De kunst is om een zo gestructureerd, pragmatisch en eenvoudig mogelijk beleid te maken dat past bij je organisatie en dat bekend is in je organisatie. De volgende 4 praktische adviezen kunnen je helpen bij het maken van een verzuimbeleid dat werkt:
1. Neem deze essentiële elementen op in je beleid
Preventieve maatregelen: vermeld in je beleid wat je doet om (frequent en langdurig) verzuim van je medewerkers zoveel mogelijk te voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan het open spreekuur van de bedrijfsarts, het aanstellen van vertrouwenspersonen, de mogelijkheid om een coach in te schakelen, het aanbieden van een preventief medisch onderzoek, het regelmatig uitvoeren van een zogenaamde risico-inventarisatie & evaluatie.
Stappen en acties bij verzuim: in het beleid beschrijf je puntsgewijs alle stappen en acties die een medewerker en de manager moeten doorlopen bij een ziekmelding en gedurende de periode van verzuim. Als het verzuim langer duurt zijn er namelijk nogal wat stappen en acties die genomen moeten worden: zoals de afspraken met de bedrijfsarts, de contacten tussen de medewerker en de manager, het meewerken aan re-integratieverplichtingen, het invullen van wettelijk verplichte formulieren. Wees ook helder over de gevolgen van het verzuim voor de arbeidsvoorwaarden, zoals het loon en de vakantiedagen. Door deze informatie duidelijk op papier te zetten, weten medewerkers wat van hen verwacht wordt bij verzuim en wat de gevolgen zijn. En ook voor managers is het helder wat hun verantwoordelijkheden zijn.
Begeleiding bij verzuim en registratie van verzuim: als bedrijf ben je verplicht om een bedrijfsarts in te schakelen voor de begeleiding van je medewerkers bij verzuim. Ook gelden er specifieke registratieverplichtingen. Hoe je dit hebt geregeld, wie welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft, wie de rol van casemanager heeft voor het bewaken van het verzuimproces, de registratie- en analysemethoden, leg je vast in het beleid.
2. Zorg dat het beleid past bij je organisatie
Wat is de bedrijfscultuur? Hoe spreek je elkaar aan? Werken strikte regels of is meer beleidsvrijheid effectief in jouw onderneming? Heb je kantoorpersoneel, werken je medewerkers in een productie- of laboratorium omgeving of een combinatie daarvan? Hoe groot is je bedrijf? Opereert je bedrijf alleen in Nederland of ook daarbuiten?
Pas je beleid qua inhoud en taal aan op je onderneming. Let er ook op dat je het verzuimbeleid alleen kunt invoeren met instemming van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.
3. Gebruik begrijpelijke taal
Een verzuimbeleid kan alleen maar effectief zijn als iedereen begrijpt wat erin staat. Zorg er dus voor dat je beleid logisch en gestructureerd is opgebouwd. Gebruik korte zinnen en schrap onnodige teksten en bijlagen. Zie de tips in mijn blog ‘Arbeidsvoorwaarden in begrijpelijk taal. Dat kan!’, die je ook kunt toepassen bij het opstellen van een verzuimbeleid. In deze blog kun je ook lezen dat het raadzaam is om een projectplan te maken en een bepaalde werkwijze te volgen.
4. Maak het beleid bekend bij je medewerkers en je managers
Het beleid moet bekend zijn bij je medewerkers en je managers. Geef hier aandacht aan bij de indiensttreding, gedurende het dienstverband en als een medewerker manager wordt. Je kunt trainingen maken, bijvoorbeeld in de vorm van een e-learning. Leg uit waarom het zo belangrijk is om het verzuimbeleid te kennen, wat het belang is van de dialoog tussen een medewerker en een manager, wat het verschil is tussen ziekte en verzuim, wie welke rol heeft bij verzuim, waarom bepaalde stappen en acties genomen moeten worden. Verzuimbeleid is gericht op het voorkomen van (frequent en langdurig) verzuim. Het is dus voor iedereen in een organisatie van belang en verdient daarom aandacht!