Thuiswerken of weer terug naar kantoor?

Juridische aandachtspunten en praktische tips voor werkgevers

De coronapandemie heeft onze manier van werken veranderd. Veel bedrijven laten hun medewerkers nog steeds (deels) thuiswerken. Maar het lijkt ook een trend te worden, dat zie je bij een aantal grote bedrijven zoals bijvoorbeeld Amazon, om medewerkers weer te verplichten volledig terug te keren naar kantoor. Welke keuze maak jij als werkgever? Met welke wet- en regelgeving moet je rekening houden? En hoe bepaal je wat het beste is voor jouw bedrijf én je medewerkers?

In deze blog bespreek ik de voor- en nadelen van thuiswerken, volledig terug naar kantoor en het hybride model. Daarnaast komen ook de juridische aandachtspunten aan bod en een aantal praktische tips voor het maken van een succesvolle keuze en het ontwikkelen van bijbehorend beleid.

 

1. Thuiswerken

Sinds corona is thuiswerken een werkvorm die niet meer weg te denken is in onze maatschappij. Thuiswerken heeft voordelen voor een organisatie en de medewerkers die daar werken. Er zijn ook nadelen aan thuiswerken.

Voordelen van thuiswerken:

• Besparing van kosten: minder kantoorruimte en lagere operationele kosten, zoals energiekosten en benodigde faciliteiten.
• Positieve invloed op tevredenheid medewerkers: medewerkers die thuis mogen werken ervaren doorgaans minder stress en zijn vaak positiever over hun werk.
• Bredere toegang tot talent: door de mogelijkheid van thuiswerken aan te bieden vergroot je de aantrekkelijkheid van de functie. Ook zullen er meer potentiële kandidaten zijn buiten je directe regio.
• Positieve bijdrage aan duurzaamheid: door medewerkers thuis te laten werken, vermindert het woon-werkverkeer.

 

Nadelen van thuiswerken:

• Minder persoonlijke interactie en samenwerking: thuiswerken kan negatieve impact hebben op de (creatieve) samenwerking tussen collega’s en teams. Medewerkers kunnen zich ook minder verbonden voelen met hun collega’s en de organisatie, hetgeen impact kan hebben op de bedrijfscultuur.
• Medewerkers op afstand: managers kunnen het lastig vinden om medewerkers en teams op afstand aan te sturen en de prestaties effectief te monitoren.
• Technologische uitdagingen: de technologische voorzieningen moeten ook thuis goed werken en veilig zijn; denk hierbij ook aan de privacywetgeving.
• Niet geschikt voor alle bedrijven en functies: thuiswerken is niet altijd mogelijk. Voor bedrijven in bijvoorbeeld de productie, de zorg, het onderwijs of andere sectoren waar fysieke aanwezigheid essentieel is, blijft aanwezigheid op de werklocatie een must.

 

2. Volledig op kantoor werken

Kort samengevat zijn de voordelen van thuiswerken de nadelen van terug naar kantoor en de nadelen van thuiswerken de voordelen van terug naar kantoor. Sommige bedrijven komen terug van het thuiswerken en verplichten medewerkers om weer volledig naar kantoor te komen. Voorbeelden hiervan zijn Apple, Amazon, Dell en AT&T. Als voornaamste redenen geven deze bedrijven aan het verbeteren van de werkcultuur en het efficiënter maken van teams. Zie bijvoorbeeld dit NOS bericht over Amazon.

 

3. Hybride werken

Een hybride werkmodel combineert op kantoor werken en thuiswerken. Daarbij is het de kunst om de juiste balans te vinden en het beste van de twee werelden samen te voegen: flexibiliteit voor medewerkers én samenwerking op kantoor.

Uit een recent onderzoek uitgevoerd binnen het bedrijf Trip.com, een grote internationale reisorganisatie, bleek dat medewerkers die 2 dagen per week vanuit huis werkten een hogere tevredenheid ervaarden in vergelijking met hun collega’s die alle dagen op kantoor werkten. Daarnaast waren ook de uitstroomcijfers binnen de groep van thuiswerkers een stuk lager. Deze afname in verloop leidde tot flinke besparingen in wervings- en opleidingskosten. Uit het onderzoek bleek dat de productiviteit van beide groepen medewerkers hetzelfde was. In dit artikel in het tijdschrift Nature lees je meer over (de uitkomsten van) dit onderzoek.

 

4. Manier van werken en juridische aandachtspunten

Bij de keuze voor de werkvorm en het maken van beleid rondom (deels) thuiswerken en/of op kantoor werken is het belangrijk om rekening te houden met de Nederlandse wet- en regelgeving, zoals:

• Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet): werkgevers zijn verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek. Dit geldt niet alleen voor de werkplek op kantoor maar ook voor de thuiswerkplek.
• Arbeidstijdenwet: deze wet stelt grenzen aan werktijden en rusttijden die ook bij thuiswerken van toepassing zijn.
• Wet flexibel werken: werknemers hebben de mogelijkheid een verzoek in te dienen om meer of minder uren te mogen werken, de werktijden aan te passen of de arbeidsplaats te wijzigen. Als werkgever ben je verplicht dit verzoek serieus te overwegen en moet je je besluit goed beargumenteren. Er bestaat in Nederland geen wettelijk recht op thuis werken.
• Belastingwetgeving over thuiswerk- en reiskostenvergoedingen: werkgevers kunnen een onbelaste thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag (2025) vergoeden om extra kosten voor thuiswerken te dekken. De maximale belastingvrije reiskostenvergoeding is € 0,23 per kilometer. Deze vergoeding geldt ongeacht het vervoermiddel dat je gebruikt.
• Collectieve arbeidsovereenkomst (cao): als binnen jouw bedrijf een cao van toepassing is, check dan de bepalingen die hierin staan over thuiswerken en vergoedingen.
• Wet op de ondernemingsraden: heb je een ondernemingsraad binnen jouw organisatie, dan zal deze betrokken moeten worden bij wijzigingen van bepaalde arbeidsvoorwaarden en regelingen op het gebied van de arbeidsomstandigheden.

 

5. Praktische tips voor succesvolle keuze manier van werken

Het maken van een succesvolle keuze voor de manier van werken die het beste past bij jouw organisatie én je medewerkers en het ontwikkelen van bijbehorend beleid vraagt om een doordachte strategische aanpak. Een aantal praktische tips die je kunt toepassen:

• Betrek je medewerkers: organiseer enquêtes of gesprekken om de behoeften en voorkeuren van je medewerkers in kaart te brengen.
• Test: onderzoek welke werkvorm past bij je organisatie en je medewerkers, bijvoorbeeld door het uitvoeren van een A/B test zoals Trip.com liet doen.
• Bied faciliteiten aan: als je ervoor kiest om je medewerkers (deels) thuis te laten werken, zorg dan voor een vergoeding of ondersteuning bij het inrichten van een ergonomische thuiswerkplek.
• Train managers: zeker bij de keuze voor thuiswerken of hybride werken is het belangrijk om managers te trainen om op output te sturen en niet op fysieke aanwezigheid.
• Leg kaders vast in beleid: als je een keuze hebt gemaakt voor de manier van werken die past binnen jouw bedrijf, leg dan vervolgens een aantal kaders vast in een beleid. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: het aantal dagen per week dat medewerkers op kantoor worden verwacht, vaste kantoordagen voor bijv. teambijeenkomsten, welke afspraken gelden voor werktijden, hoe communicatie plaatsvindt, het afstemmen van de regels op de verschillende functies. Bedenk ook goed of je dit beleid onderdeel laat uitmaken van de arbeidsvoorwaarden of dat de richtlijnen flexibel zijn en je deze als werkgever eenzijdig kunt wijzigen als daar goede redenen voor zijn.

 

6. Aan de slag!

Heb je nog geen keuze gemaakt en/of beleid ontwikkeld, ga hier dan mee aan de slag. Een succesvol beleid over de manier van werken binnen jouw organisatie hoeft niet ingewikkeld te zijn. Door te luisteren naar je medewerkers, rekening te houden met wet- en regelgeving en een aantal kaders vast te stellen passend bij jouw organisatie, kun je een balans vinden die werkt voor alle medewerkers. Voor advies kun je vrijblijvend contact opnemen met Made Simple HR | Legal.