5 praktische tips voor een succesvolle aanpak van verzuim
Grip krijgen op verzuim is een belangrijke uitdaging binnen iedere organisatie. De verzuimcijfers zijn nog steeds hoog en de trend van toenemend psychisch verzuim zet door. Vaak zie ik dat bedrijven voornamelijk focussen op het trainen en geven van tips aan leidinggevenden. Dat dit gebeurt, is goed en noodzakelijk. Nog beter is het om ook de medewerkers zelf hierin mee te nemen. Zij zijn immers degenen om wie het gaat.
In deze blog geef ik een aantal praktische adviezen voor leidinggevenden en medewerkers om samen verzuim zoveel mogelijk te voorkomen en langdurig verzuim te beperken.
Dit zijn 5 belangrijke tips voor een succesvolle aanpak van verzuim:
1. Vroege signalering en preventie
Leidinggevende en medewerker moeten allebei alert zijn op signalen van stress, overbelasting of fysieke klachten.
Tip voor de leidinggevende:
Heb regelmatig gesprekken met je medewerker. Laat hierin niet alleen werk gerelateerde onderwerpen aan bod komen, maar ook het welzijn van de medewerker. Vraag expliciet naar hoe de medewerker zich voelt, zowel mentaal als fysiek, om eventuele problemen vroegtijdig te signaleren. Check ook met regelmaat of er sprake is van frequent verzuim. Als de medewerker in een jaar meerdere keren verzuimt, is dit mogelijk een voorbode van toekomstig langdurig verzuim en moet je hierover het gesprek aangaan.
Tip voor de medewerker:
Wees niet bang om je werkbelasting en welzijn bespreekbaar te maken; ook als je denkt dat de klachten tijdelijk zijn. Wacht hier niet mee tot het te laat is. Kom ook zelf met voorstellen en oplossingen. Lukt dit niet? Vraag dan je leidinggevende om mee te denken. Door de gesprekken hierover tijdig aan te gaan – en bijvoorbeeld het werk tijdelijk anders in te richten – kan in veel situaties verzuim worden voorkomen.
2. Contact tijdens verzuim
Wanneer er toch verzuim optreedt, kan er al snel een gevoel van afstand ontstaan tussen de medewerker en de werkvloer. Zowel de leidinggevende als de medewerker kunnen hier iets aan doen door regelmatig contact met elkaar te hebben.
Tip voor de leidinggevende:
Zorg voor vriendelijk en betrokken contact. Hiermee laat je zien dat je om de medewerker geeft. Respecteer ook dat de medewerker rust nodig heeft om te herstellen.
Tip voor de medewerker:
Blijf je betrokkenheid tonen en geef met regelmaat een update over je herstelproces. Door verbonden te blijven met je werk, leidinggevende en collega’s is de terugkeer uiteindelijk minder belastend.
3. Samen aan de slag met de re-integratie
Als de medewerker weer aan het werk kan, is in bepaalde situaties – zeker als het verzuim langer duurt – een op maat gemaakt re-integratieplan van groot belang voor een duurzame terugkeer. Een goede samenwerking tussen de leidinggevende en medewerker zorgt ervoor dat de werkhervatting aansluit bij de mogelijkheden van de medewerker.
Tip voor de leidinggevende:
Stel samen met de medewerker een re-integratieplan op dat aansluit op de mogelijkheden en het herstelproces. Denk hierbij aan een geleidelijke opbouw van uren, aangepast werk of flexibele werktijden. Blijf regelmatig in gesprek om het proces te evalueren en bij te sturen waar nodig. Let op: laat de beoordeling of een medewerker arbeidsongeschikt is over aan de bedrijfsarts.
Tip voor de medewerker:
Je hervat het werk als je hiertoe weer in staat bent. Als je nog niet volledig hersteld bent, geef dan aan wat wel haalbaar voor je is. Bespreek bijvoorbeeld de mogelijkheid voor een tijdelijk aangepaste werkstructuur die beter bij je belastbaarheid past. Door proactief input te geven, help je bij het opstellen van een passend re-integratieplan en werk je mee aan een succesvolle terugkeer.
Weet dat er tijdens verzuim ook wettelijke verplichtingen zijn. Een voorbeeld hiervan is het samen opstellen van het plan van aanpak uiterlijk in week 8 van verzuim op basis van de bevindingen van de bedrijfsarts.
4. Grenzen bewaken en duurzaam terugkeren
Terugkeren na verzuim betekent soms dat de medewerker opnieuw moeten leren de grenzen aan te geven. Ook hier is de onderlinge communicatie van groot belang: de leidinggevende biedt ruimte en de medewerker bewaakt zelf de grenzen.
Tip voor de leidinggevende:
Maak duidelijk dat de medewerker in het re-integratieproces moet aangeven wat haalbaar is. Vraag regelmatig hoe het gaat, zodat je snel kunt inspelen op eventuele problemen of klachten.
Tip voor de medewerker:
Wees eerlijk over je belastbaarheid en bewaak je grenzen. Dit helpt om overbelasting en een eventuele terugval te voorkomen.
5. Samen werken aan preventie en gezondheid
Leidinggevenden en medewerkers hebben samen de verantwoordelijkheid om een gezonde werkplek te creëren. Medewerkers kunnen preventief werken aan hun eigen vitaliteit en gezondheid en leidinggevenden kunnen ondersteuning bieden door een vitale werkomgeving te faciliteren.
Tip voor de leidinggevende:
Creëer een werkcultuur waarin vitaliteit en gezondheid centraal staan. Denk hierbij aan het faciliteren van bijvoorbeeld flexibele werktijden als het werk dit toelaat, aan mentale en fysieke ondersteuningsmogelijkheden en het stimuleren van een gezonde werk-privé balans.
Tip voor de medewerker:
Blijf investeren in je eigen vitaliteit en gezondheid, zowel mentaal als fysiek. Dit kan gaan van voldoende beweging en slaap tot het stellen van grenzen zowel in je werk als privé.
Train leidinggevenden en medewerkers om grip te krijgen op verzuim
Een succesvolle aanpak van verzuim is een gedeelde verantwoordelijkheid waarin zowel de leidinggevende als de medewerker actief moeten bijdragen. Leidinggevende en medewerker hebben allebei een essentiële rol.
Een organisatie kan het verzuimbeleid nog zo goed op orde hebben met goed getrainde en betrokken leidinggevenden, maar zonder ook de actieve medewerking en openheid van de medewerker blijft het moeilijk om grip te krijgen op verzuim. Door allebei een proactieve rol te nemen in communicatie, betrokkenheid en preventie, werken leidinggevenden en medewerkers samen aan een werkomgeving waarin verzuim beter beheerst en beperkt kan worden. Het is dus belangrijk dat leidinggevenden en medewerkers weten dat ze deze cruciale rol hebben.
Besteed als organisatie daarom aandacht aan het geven van tips en trainingen aan leidinggevenden en medewerkers!
Vragen of hulp nodig?
Heb je vragen over de aanpak van verzuim binnen je organisatie of hulp nodig bij het opstellen of aanpassen van verzuimbeleid of – regelingen binnen jouw bedrijf? Neem vrijblijvend contact op met Made Simple HR | Legal.